Sejumlah besar perangkat lunak dan aplikasi untuk mendukung pekerjaan jarak jauh telah bermunculan selama dua puluh tahun terakhir. Akibatnya, organisasi dan pemimpinnya harus membuat pilihan mengenai teknologi, menguasainya, dan bersepakat dengan tim mengenai cara menggunakannya.
Alat kolaboratif ini memfasilitasi pekerjaan jarak jauh, yang masing-masing memiliki kemampuan dan keterbatasan berbeda. Namun, hal ini mengharuskan para pemimpin untuk menentukan protokol yang akan digunakan, selaras dengan kebutuhan bisnis atau proyek. Mereka menawarkan berbagai fitur kolaboratif. Kemungkinan untuk pengiriman pesan, daftar tugas bersama, ruang tim virtual (misalnya saluran Slack atau Teams), forum diskusi, berbagi file, blogjejaring sosial internal, dll.
Platform cloud kolaboratif memungkinkan Anda membuat dan mengelola tugas, proses, dan hasil. Mereka memungkinkan pembentukan kelompok dan subkelompok untuk komunikasi dan kolaborasi. Dengannya Anda dapat mengontrol semuanya melalui alur, tabel, kolom, dan bagan, untuk membagi aktivitas dengan cara yang terorganisir, praktis, dan dapat dilacak.
Alat digital
Apa yang harus dilakukan pemimpin untuk membuat pilihan terbaik dan menggunakan alat kolaboratif ini?
a) Temui tim secara sporadis secara langsung jika memungkinkan. Hal ini karena menjalin hubungan dan mengembangkan kepercayaan paling baik dilakukan secara langsung;
b) Memberikan ruang bagi anggota tim untuk juga menangani masalah pribadi dan saling mengenal, meskipun hal ini terjadi secara virtual;
c) Memperjelas dan menentukan tugas dan proses, bukan hanya tujuan dan peran. Koordinasi orang yang bekerja jarak jauh berlangsung secara berbeda dan memerlukan lebih banyak detail;
d) Membuat protokol komunikasi, menentukan jadwal, bahasa yang akan digunakan, lingkungan untuk menghindari kebisingan eksternal, norma perilaku, seperti mendengarkan dengan cermat, menjaga kamera tetap terbuka dan menghindari diskusi dominan;
e) Menentukan dan menyelaraskan dengan kelompok alat kolaboratif yang akan digunakan;
f) Melibatkan semua orang dalam kepemimpinan. Dengan cara ini, berbagai pihak mengambil arahan dari subproyek atau proyek khusus, dan menyebarkan pembelajaran dan praktik terbaik;
g) Meminta agar anggota bertindak sebagai pelatih orang lain di bidang keunggulannya; dia
h) Meminta anggota tertentu untuk membantu integrasi anggota baru, atau meminta anggota yang paling memenuhi syarat untuk memfasilitasi pekerjaan integrasi virtual.
Selain itu, pemimpin harus memberikan ruang dalam agenda untuk interaksi tatap muka dengan anggota tim, yang merupakan bagian mendasar dari kerja tim virtual. Interaksi ini harus menjadi bagian rutin dari ritme kerja dan tidak hanya digunakan untuk memeriksa dan memberikan kemajuan masukan. Mereka juga berfungsi untuk menjaga anggota tim tetap terhubung dengan tujuan dan bagaimana mereka dapat berkontribusi secara individu untuk mencapainya.